企業(yè)動態(tài)
中小企業(yè)內(nèi)部控制的策略要領(lǐng)
    我國的中小企業(yè)已經(jīng)成為支撐經(jīng)濟增長、吸收就業(yè)人口、維護經(jīng)濟和社會穩(wěn)定的重要力量,其作用和地位隨著國有經(jīng)濟戰(zhàn)略性調(diào)整而日益突出。但是,中小企業(yè)的內(nèi)控管理不容樂觀。大量的管理實踐證明:得控則強、失控則弱、無控則亂,因而內(nèi)部控制成為衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的重要標志。中小企業(yè)應(yīng)從實際出發(fā),按照企業(yè)管理系統(tǒng)要求,實事求是地建立自我調(diào)整、檢查和制約的內(nèi)控體系,并形成一個健全完整、運行靈活的控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。這既是企業(yè)組織管理的客觀要求,也是中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營順利運行和發(fā)展的根本保證。
 內(nèi)部控制是一個有機的系統(tǒng),包括控制環(huán)境、控制目標、控制技術(shù)三方面的內(nèi)容。因而,中小企業(yè)要加強內(nèi)部控制,需要結(jié)合自身特點,可考慮從以下三個方面著手,優(yōu)化控制環(huán)境,明確控制目標,改善控制技術(shù),并在管理實踐中不斷完善內(nèi)部控制系統(tǒng),提高內(nèi)部控制的效果。
1、優(yōu)化控制環(huán)境
 一個企業(yè)的內(nèi)部控制不可能在真空中進行設(shè)計、執(zhí)行和評價,它必然受到組織結(jié)構(gòu)、職工的勝任能力及忠誠度、分權(quán)與責任表達、預(yù)算與財務(wù)報告、組織牽制與制衡等多種因素的影響??刂骗h(huán)境是對控制程序和控制技術(shù)的選擇及其有效性有著重要影響的各種因素的總和,包括外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境兩大類,但外部環(huán)境超出了企業(yè)的控制能力,因而不能作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的組成部分。
     內(nèi)部環(huán)境主要包括三方面的因素:①企業(yè)管理層對內(nèi)部控制的重視程度。他們是否強調(diào)和宣傳內(nèi)部控制的性質(zhì)與重要性,是否認真組織和領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部控制制度的設(shè)計工作,是否以身作則嚴格遵守控制制度的規(guī)定,是否采用了相應(yīng)的管理政策與措施來保證制度的認真執(zhí)行及科學(xué)評價等。
     ② 制度執(zhí)行者的態(tài)度與素質(zhì)。執(zhí)行內(nèi)部控制的企業(yè)中層管理人員和企業(yè)廣大員工是否充分認識內(nèi)部控制的重要性、各自工作崗位的重要性及對整個控制與管理的意義;各崗位、各環(huán)節(jié)的執(zhí)行者,有無勝任本職工作的專業(yè)知識和專業(yè)技能,有無較強的工作責任心與誠實的態(tài)度。
    ③與企業(yè)性質(zhì)及規(guī)模相適應(yīng)的管理宗旨、經(jīng)營方式、組織機構(gòu)、企業(yè)文化、外界協(xié)調(diào)策略等,它們相互聯(lián)系、相互制約、缺一不可。
     因此,優(yōu)化控制環(huán)境,首要的是企業(yè)的管理者重視起來。中小企業(yè)的發(fā)展歷史比較短暫,許多企業(yè)所有者他們同時也是企業(yè)的主要管理者得益于短缺經(jīng)濟、寬松政策和優(yōu)惠的投資環(huán)境,企業(yè)快速地成長起來,其效益主要是依靠政策、市場等外部環(huán)境獲得的,但他們管理企業(yè)的能力并沒有同步增長,還比較缺少苦煉內(nèi)功的經(jīng)歷。
    隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展、加入后形成的開放式經(jīng)濟格局的逐步形成,中小企業(yè)在用活政策、抓住機遇的同時,也要十分注意加強內(nèi)部控制,提高經(jīng)營效率,從管理要效益。其次,要培育遵守制度的企業(yè)文化?,F(xiàn)代社會是法治社會,現(xiàn)代企業(yè)也要成為法治企業(yè)。無論企業(yè)的董事長、總經(jīng)理,還是最基層的企業(yè)員工,都應(yīng)當對企業(yè)的規(guī)章制度嚴格遵守,以制度為標準檢驗經(jīng)營管理的對錯和效果,發(fā)揮其保護、監(jiān)督、制衡的作用。再次,要在企業(yè)內(nèi)部形成勤于學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)的氛圍,努力建設(shè)學(xué)習(xí)型企業(yè)。實際而論,許多中小企業(yè)的管理尚處于原始階段,離現(xiàn)代企業(yè)的科學(xué)管理還有相當差距,應(yīng)該拋棄個人經(jīng)驗主義的一些東西,以謙虛的態(tài)度,從大型企業(yè)、先進同行那里學(xué)習(xí)管理中的好制度、好方法。同時,還要善于從書本上學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)管理的知識和方法,敏于觀察、勤于思考,總結(jié)和制訂適合自身管理和發(fā)展的內(nèi)控制度、明確控制目標內(nèi)部控制目標是內(nèi)部控制所要實現(xiàn)的目的或收到的效果。目標的主要功能,一是提供一個中心點,來分配組織資源和擬訂作業(yè)計劃
    二是提供一個尺度,作為評價進度與績效的指標。企業(yè)內(nèi)部控制的目標與其經(jīng)營目標緊密相關(guān),企業(yè)經(jīng)營目標一般包括:提供良好的產(chǎn)品與服務(wù),超越競爭對手,為員工提供合理的待遇,維持正常的發(fā)展,維持合理的投資報酬,重視社會整體利益等。內(nèi)部控制的目標雖然有多種提法,但主要有維護資產(chǎn)安全、完整及有效使用,保證各種管理信息的存在、可靠與及時提供,盡量減少不必要的成本、費用以求盈利,保證下放的各種職責得到圓滿履行,提高各項作業(yè)的效益或效率,預(yù)防或查明錯誤和弊端,為管理政策的制訂尋找依據(jù)和履行各種法律義務(wù)。要實現(xiàn)上述內(nèi)部控制目標,應(yīng)確定單位內(nèi)部每一管理階層所應(yīng)達到的具體目標,進行目標分解內(nèi)部各階層應(yīng)協(xié)調(diào)合作才能達到預(yù)定目標,因此有必要在各部門之間有效地分配資源將各作業(yè)目標與作業(yè)計劃傳達給有關(guān)負責人,使其了解本部門的工作職責誘導(dǎo)各部門主管盡可能以最精簡、最有效的方法領(lǐng)導(dǎo)下屬維持各部門的平衡,促進整體活動的協(xié)調(diào)準確而適時地表揚績效卓越的下屬,或批評績效不佳的下屬,并幫助其找出原因及解決辦法。明確控制目標,前提是科學(xué)地制定目標。依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標制訂公司年度計劃,并將其細分至相關(guān)部門,確定產(chǎn)品技術(shù)、銷售、生產(chǎn)、成本、工資、費用、利潤、資金等各項部門子計劃,各部門再據(jù)以制定更詳細的目標,如銷售分解至片區(qū)落實到業(yè)務(wù)員、成本分解至生產(chǎn)工序落實到班組、費用包干至部門落實到項目等等。有了控制目標,企業(yè)的一切工作才能有的放矢。而更重要的,是必須在計劃的執(zhí)行過程中強化控制目標的剛性。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營總是處于動態(tài)之中,實際的運行會與計劃有所偏差。一般來說,計劃的制訂者會根據(jù)以往經(jīng)驗和預(yù)測因素考慮一些彈性,使制訂的計劃在執(zhí)行過程中更符合實際和切實可行。當實際工作沒有達到計劃目標時,不能輕易容忍差距,而應(yīng)認真分析執(zhí)行過程,尋找原因。這樣堅持下去,一方面可以督促企業(yè)全體人員施展才干、各負其責,為完成總體計劃盡最大努力;另一方面也可以促進制訂的控制目標更趨科學(xué)。
3、改善控制技術(shù)
    內(nèi)部控制技術(shù)是實現(xiàn)控制目標的手段,包括特定的政策、計劃、標準、人員以及組織與方法。中小企業(yè)為更好地實現(xiàn)其內(nèi)部控制目標,可以從以下四個方面改善控制技術(shù)
    ① 建立健全與業(yè)務(wù)規(guī)模相適應(yīng)的組織機構(gòu)。企業(yè)要有效地從事各項業(yè)務(wù)活動,必須設(shè)置相應(yīng)的組織機構(gòu),行使管理與控制的職能。中小企業(yè)在設(shè)置組織機構(gòu)時,首先要根據(jù)自身特點,按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次,設(shè)計不同的組織機構(gòu),不能面面俱到求得職能部門齊全,也不能因陋就簡使得關(guān)鍵職能缺失,而應(yīng)充分注意部門之間職能的科學(xué)劃分,做到簡單、高效、協(xié)調(diào),確??刂颇繕说膶崿F(xiàn)。要根據(jù)責、權(quán)、利相結(jié)合的原則,明確規(guī)定各職能機構(gòu)的權(quán)限與責任,根據(jù)各職能機構(gòu)的經(jīng)營任務(wù)與特點劃分崗位系列,確定需要的崗位,根據(jù)崗位的需要選擇合適的人才。要規(guī)定各層次主管人員不僅要履行自己的職責,而且要對其下屬進行有效的監(jiān)督和檢查,保證各層次目標的實現(xiàn)。組織結(jié)構(gòu)要有利于上下級信息的溝通,避免機構(gòu)重復(fù),以最小費用取得最大效果.
    ② 根據(jù)崗位選擇合格的人才,不斷培養(yǎng)適合自身的人才。人力資源是企業(yè)的第一資源,企業(yè)設(shè)置的各個崗位,必須要有能履行其職責的人來勝任。造成中小企業(yè)的各種問題的因素中,歸根結(jié)底是人才因素。目前,中小企業(yè)中關(guān)鍵崗位的人才還主要依靠外聘,要善于挑選能力突出、經(jīng)驗豐富、具有職業(yè)精神的高端人才為己所用,充分發(fā)揮其才智。此外,要著手培養(yǎng)自己的人才,逐步建立適合自身特點的員工培訓(xùn)體系,加強職業(yè)道德教育和技能技術(shù)教育,促進本企業(yè)各類人才的快速成長。
    ③ 控制措施有效、到位。要以國家法律、法規(guī)及財經(jīng)紀律為準繩,對企業(yè)的經(jīng)濟活動和其他管理活動進行組織、調(diào)節(jié)和制約,以利于對違法亂紀行為進行揭露和糾正。要采取有效措施,保證各項管理信息的可靠性,如采取職責劃分、審查與核對等措施。為保護財產(chǎn)的完整和安全,要采取限制接近、雙重保護、突擊檢查與核對、盤點等措施。要建立成文的方針和職務(wù)說明,保證控制的制度化、規(guī)范化與科學(xué)化。
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